Bescherm je bedrijf met goede algemene voorwaarden

De coronacrisis treft bijna alle sectoren in het Nederlandse bedrijfsleven. Ondernemers moeten altijd vooruit denken. En dat is zeker nu extra belangrijk. Wij denken graag met je mee. Met de juiste maatregelen bescherm jij als ondernemer jezelf en je klanten tegen financiële schade. Een belangrijke eerste stap hierin is het opstellen van de algemene voorwaarden van je bedrijf.

In algemene voorwaarden leg je regels vast die niet onderhandelbaar zijn

Je vermeldt wat jouw rechten en plichten zijn, maar ook die van je klant of zakenpartner. Deze regels wil je laten gelden voor alle overeenkomsten en contracten die je gaat afsluiten. Belangrijke onderwerpen om duidelijke regels over op te stellen, zijn onder meer aansprakelijkheid, betalingstermijn, garantie, eigendomsvoorbehoud en natuurlijk wat je bedrijf doet als er iets misgaat. Het opstellen van goede algemene voorwaarden kan een hoop gedoe voorkomen. Zeker in onzekere tijden.

Vertrouwen is de belangrijkste succesfactor in elke relatie

Het is voor je klanten en relaties makkelijker om te begrijpen binnen welke kaders er gehandeld wordt, als jij duidelijk hebt beschreven hoe je zaken met elkaar doet. Sterke relaties zijn gebouwd op wederzijds vertrouwen. Algemene voorwaarden helpen de relatie duidelijk en veilig te houden. Als afspraken en regels voor iedereen duidelijk en begrijpelijk zijn, dan kun jij je focussen op wat echt belangrijk is: ondernemen. Lees onze tips om je bedrijf goed te beschermen en samen met je klanten en partners deze periode het hoofd te bieden.

Tip 1: pluk niet zomaar iets van het internet

Heb je nog geen algemene voorwaarden? Of ben je bang dat jouw regels niet goed zijn? Zorg dan dat er snel nieuwe voorwaarden worden opgesteld. Je kunt daarvoor terecht bij de Kamer van Koophandel, bij brancheverenigingen of bij een juridische dienstverlener. Maar pas op: pluk niet zomaar een set algemene voorwaarden van internet. Het is namelijk belangrijk dat de voorwaarden van jouw bedrijf goed aansluiten bij jouw sector. En bij de manier waarop jij zaken wilt doen en relaties onderhoudt. 

Tip 2: zorg dat alles rechtsgeldig is

Wil je zeker weten dat alle voorwaarden en regels rechtsgeldig zijn? Laat dan je algemene voorwaarden door een gespecialiseerde jurist opstellen of toetsen. Dat kan bijvoorbeeld via de Interpolis Algemene VoorwaardenCheck. Doe dat ook als er binnen je bedrijf diensten of services veranderen of als wet- en regelgeving wordt aangepast. Met een periodieke check ben je verzekerd van een goede onderhandelingspositie.

Tip 3: check je betalingsvoorwaarden 

Het is niet ondenkbaar dat een deel van jouw klanten door de crisis in financiële problemen is gekomen. Daarom is het belangrijk om binnen de algemene voorwaarden naar betalingsvoorwaarden te kijken. Als deze regels goed beschreven staan, dan voorkomen ze tijdverspilling, miscommunicatie, extra kosten en veel frustratie.

Tip 4: zorg dat klanten jouw algemene voorwaarden kennen

Je publiceert jouw algemene voorwaarden op de website van je bedrijf en communiceert deze naar klanten en relaties. Om zeker te weten dat ze goed terechtkomen, kun je zorgen dat de leverings- en betalingsvoorwaarden altijd samen met offertes aan klanten worden overhandigd. Alleen als de klant de algemene voorwaarden heeft aanvaard, zijn de voorwaarden van toepassing op de zaken die je doet.

Tip 5: deponeer jouw algemene voorwaarden bij de Kamer van Koophandel

Je kunt jouw algemene voorwaarden als bewijsstuk deponeren bij de Kamer van Koophandel. De kosten hiervan bedragen € 18,-. Het is niet verplicht om algemene voorwaarden te deponeren, maar het kan wel van pas komen. Als je de voorwaarden deponeert, worden de stukken voorzien van een datum en nummer. Dit is bewijs dat je tussentijds niets in de voorwaarden hebt gewijzigd. Zo sta je bij een eventueel juridisch conflict extra sterk. Let op: de Kamer van Koophandel deponeert alle aangeleverde algemene voorwaarden en kijkt dus niet naar de inhoud van het document en checkt ook niet of de voorwaarden rechtsgeldig zijn.

Tip 6: ga voor duurzame klantrelaties

Werken aan een goede klantrelatie is belangrijker dan ooit. Door een extra contactmoment in te plannen, ontdek je op tijd of er een situatie speelt die een tijdige betaling in de weg staat. Informeer of je klant tevreden is met het geleverde product of de geleverde dienst. En vraag ook of de factuur goed is ontvangen. Wordt er toch niet betaald binnen de afgesproken termijn? Blijf dan in gesprek en probeer samen tot een oplossing te komen. Ondernemers ervaren in deze crisis vaak meer begrip bij klanten bij liquiditeitsproblemen, extra drukte of latere leveringen. Maar mocht je er ondanks alles niet uitkomen, dan heb je altijd een juridische basis om op terug te vallen als je jouw voorwaarden op orde hebt. 

Schakel op tijd juridische hulp in bij een zakelijk conflict 

Probeer elkaar zoveel mogelijk te ondersteunen in deze periode, door samen met je klanten te bepalen wat er gedaan kan worden om de impact van de crisis te beperken. Toch kan het ook weleens misgaan. Hoe goed je ook bent voorbereid, soms kom je als ondernemer in een situatie terecht met een klant, leverancier of een medewerker waar een gang naar de rechtbank de enige uitweg lijkt.

Met een zakelijke rechtsbijstandverzekering kan je altijd gebruikmaken van juridische hulp en advies. Het is een prettig idee om te weten dat je een specialist kun inschakelen op momenten dat het echt nodig is. Heb je een zakelijke rechtsbijstandsverzekering van Interpolis, dan worden de kosten van deze specialisten helemaal vergoed. Overweeg je een rechtsbijstandverzekering? Let dan op: er is een wachttijd van drie maanden, voordat je aanspraak kunt maken op juridische hulp. Heb je wel snel hulp nodig? Interpolis Rechtshulp is een on demand oplossing, waarmee je snel eenmalige rechtshulp inschakelt.