Bescherm je bedrijf met goede algemene voorwaarden

De coronacrisis treft bijna alle sectoren in het Nederlandse bedrijfsleven. Ondernemers moeten altijd vooruit denken. En dat is zeker nu extra belangrijk. Wij denken graag met je mee. Met de juiste maatregelen bescherm jij als (startende) ondernemer jezelf en je klanten tegen financiële schade. Een belangrijke eerste stap hierin is het opstellen van de algemene voorwaarden van je bedrijf.

In algemene voorwaarden leg je regels vast die niet onderhandelbaar zijn

Je beschrijft hoe je zaken met elkaar doet. Zo vermeld je wat jouw rechten en plichten zijn, maar ook die van je klant of zakenpartner. Deze regels wil je laten gelden voor alle overeenkomsten en contracten die je gaat afsluiten. Belangrijke onderwerpen om duidelijke regels over op te stellen, zijn onder meer aansprakelijkheid, betalingstermijn, eigendomsvoorbehoud en garantie. Het opstellen van goede algemene voorwaarden kan een hoop gedoe voorkomen. Zeker in onzekere tijden.

Vertrouwen is de belangrijkste succesfactor in elke relatie

Sterke relaties zijn gebouwd op wederzijds vertrouwen. Algemene voorwaarden helpen de relatie duidelijk en veilig te houden. Als afspraken en regels voor iedereen duidelijk en begrijpelijk zijn, dan kun jij je focussen op wat echt belangrijk is: ondernemen. Om je bedrijf goed te beschermen en deze periode het hoofd te bieden, samen met je klanten en partners, geven we tips.

Pluk niet zomaar iets van het internet

Heb je nog geen algemene voorwaarden? Of ben je bang dat jouw regels niet goed zijn? Zorg dan dat er snel nieuwe voorwaarden worden opgesteld. Je kunt daarvoor terecht bij de Kamer van Koophandel, bij brancheverenigingen of bij een juridische dienstverlener. Maar pas op: pluk niet zomaar een set algemene voorwaarden van internet. Het is namelijk belangrijk dat de voorwaarden van jouw bedrijf goed aansluiten bij jouw sector. En laat de voorwaarden checken op de doelgroep waarvoor je ze gebruikt.

Zorg dat alles rechtsgeldig is

Wil je zeker weten dat alle voorwaarden en regels rechtsgeldig zijn? Laat dan je algemene voorwaarden door een gespecialiseerde jurist opstellen of toetsen. Doe dat ook als er binnen je bedrijf diensten of services veranderen. Of als wet- en regelgeving wordt aangepast. Met een regelmatige check ben je verzekerd van een goede onderhandelingspositie.

Check je betalingsvoorwaarden 

Het is denkbaar dat een deel van jouw klanten door de crisis in financiële problemen komt of al is gekomen. Daarom is het belangrijk om binnen de algemene voorwaarden naar betalingsvoorwaarden te kijken. Als deze regels goed beschreven staan, dan voorkomen ze tijdverspilling, miscommunicatie, extra kosten en veel frustratie.

Denk goed na over jouw aansprakelijkheidsrisico's

Als ondernemer ga je risico’s niet uit de weg, maar onnodige risico’s wil je natuurlijk voorkomen. Dit doe je door in je algemene voorwaarden een onderdeel over aansprakelijkheid op te nemen. Omschrijf hierin duidelijk wie er bij een fout van jou of je klant aansprakelijk is voor de schade. Bij het opstellen van je voorwaarden is het handig om te weten welke vormen van aansprakelijkheid er zijn. En hoe het precies zit met de verschillen tussen beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid. Na het vastleggen van de onderlinge aansprakelijkheid in je algemene voorwaarden weet je ook meteen of je jouw bedrijf hiervoor extra moet verzekeren.

Zorg dat klanten jouw algemene voorwaarden kennen

Je publiceert jouw algemene voorwaarden op de website van je bedrijf en communiceert deze naar klanten en relaties. Zeker weten dat ze goed terechtkomen? Maak er dan een gewoonte van om de voorwaarden samen met de offerte aan je klant te geven. Alleen als de klant de algemene voorwaarden heeft aanvaard, zijn deze van toepassing op de zaken die je doet. Dit doe je bijvoorbeeld eenvoudig door het in de opdrachtovereenkomst te zetten.

Dien jouw algemene voorwaarden in bij de Kamer van Koophandel

Je kunt jouw algemene voorwaarden als bewijsstuk indienen bij de Kamer van Koophandel. Dit kost € 18,- per kalenderjaar. Het is niet verplicht om dit te doen, maar het kan wel van pas komen. Als je de voorwaarden indient, worden de stukken voorzien van een datum en nummer. Dit is bewijs dat je tussentijds niets in de voorwaarden hebt gewijzigd. Zo sta je bij een eventueel juridisch conflict extra sterk. Let op: de Kamer van Koophandel handelt alle aangeleverde algemene voorwaarden af en kijkt dus niet naar de inhoud van het document en checkt ook niet of de voorwaarden rechtsgeldig zijn.

Ga voor duurzame klantrelaties

Werken aan een goede klantrelatie is belangrijker dan ooit. Door een extra contactmoment in te plannen, ontdek je op tijd of er een situatie speelt die een tijdige betaling in de weg staat. Informeer of je klant tevreden is met het geleverde product of de geleverde dienst. En vraag ook of de factuur goed is ontvangen. Wordt er toch niet betaald binnen de afgesproken termijn? Blijf dan in gesprek en probeer samen tot een oplossing te komen. Ondernemers ervaren in deze crisis vaak meer begrip bij klanten bij liquiditeitsproblemen, extra drukte of latere leveringen. Maar mocht je er ondanks alles niet uitkomen, dan heb je altijd een juridische basis om op terug te vallen als je jouw voorwaarden op orde hebt. 

Schakel op tijd juridische hulp in bij een zakelijk conflict 

Probeer elkaar zoveel mogelijk te ondersteunen in deze periode, door samen met je klanten te bepalen wat er gedaan kan worden om de impact van de crisis te beperken. Toch kan het ook weleens misgaan. Hoe goed je ook bent voorbereid, soms kom je als ondernemer in een situatie terecht met een klant, leverancier of een medewerker waar een gang naar de rechtbank de enige uitweg lijkt.

Met een zakelijke rechtsbijstandverzekering kan je altijd gebruikmaken van juridische hulp en advies. Het is een prettig idee om te weten dat je een specialist kun inschakelen op momenten dat het echt nodig is. Heb je een zakelijke rechtsbijstandsverzekering van Interpolis, dan worden de kosten van deze specialisten helemaal vergoed. Overweeg je een rechtsbijstandverzekering? Let dan op: er is een wachttijd van drie maanden, voordat je aanspraak kunt maken op juridische hulp. Heb je wel snel hulp nodig? Interpolis Rechtshulp is een on demand oplossing, waarmee je snel eenmalige rechtshulp inschakelt.